Teamleitung Büro / Verwaltung / Projektgeschäft (m/w/d)

• fachliche Führung und Koordination des Büro-/Verwaltungsteams
• Aufgabenverteilung, Priorisierung, Vertretungsregelungen und Nachverfolgung offener Punkte
• Vorbereitung von Teammeetings, Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Sicherstellung des Wissenstransfers

• Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen
• Materialbestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten und Partnerunternehmen
• Arbeitsberichte, Projektverwaltung, Fakturierung sowie Abschlags- und Schlussrechnungen
• Pflege von Stammdaten, Preislisten, Wiedervorlagen und relevanten Unterlagen

• administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungen
• Terminierung, Einteilung, Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden
• Prüfung und Nachbearbeitung von Wartungs- und Arbeitsberichten

• Analyse, Standardisierung und Dokumentation interner Abläufe
• Mitwirkung bei KVP, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Systemeinführungen
• Erhebung und Bewertung relevanter Kennzahlen sowie Rückmeldung an die Geschäftsleitung

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Projektkoordination, Assistenz, Backoffice oder kaufmännischer Organisation
• Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen
• klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern

• Erfahrung in Teamleitung oder fachlicher Führung
• Kenntnisse in Rechnungsstellung, Angebotswesen, Controlling oder Prozessoptimierung
• technisches Verständnis oder Interesse an Gebäudetechnik
• Erfahrung mit Systemeinführungen, KVP oder Arbeitsanweisungen

• verantwortungsvolle Doppelfunktion aus Teamleitung, Verwaltung und Projektgeschäft
• direkte Anbindung an die Geschäftsleitung
• zentrale Schnittstellenfunktion zu Geschäftsleitung, Team, Kunden, Lieferanten und technischen Bereichen
• echte Gestaltungsaufgabe im Büro-, Verwaltungs- und Projektbereich
• Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Teamkoordination, Projektgeschäft, Verwaltung und Serviceorganisation
• strukturierte Einarbeitung in die technischen und internen Abläufe
• kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
• kollegiales Team mit gutem Zusammenhalt und wertschätzendem Miteinander

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Sarah Carl
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik
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