Assistenz der Geschäftsleitung / Prozessmanagement (m/w/d)

Als Assistenz der Geschäftsleitung mit Prozessverantwortung unterstützt du die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben sowie Projekte. Dabei arbeitest du eng mit den Teamleitungen und Fachbereichen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

• Eigenständige Organisation von Terminen, Besprechungen, Korrespondenz und Wiedervorlagen
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen
• Organisation von Meetings des Führungskreises sowie Abstimmung mit den Teamleitungen

• Analyse, Optimierung und Dokumentation interner Abläufe und Prozesse (KVP)
• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen, Konzepten und Standards
• Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten und Einführung neuer Systeme
• Eigenständige Koordination und Umsetzung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben

• Eigenständige Betreuung und Weiterentwicklung von Personalprozessen, insbesondere Ein- und Austritten sowie Onboarding
• Koordination von Mitarbeitergesprächen sowie eigenverantwortliche Organisation des Weiterbildungsmanagements
• Mitgestaltung von Recruitingmaßnahmen, Bewerberauswahl und Arbeitgeberpräsentation
• Abstimmung mit externen Recruitingpartnern und internen Ansprechpartnern

• Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen, Projektübersichten und Rechnungsstellung
• Aufbereitung von Kennzahlen, Reportings und Informationen für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei Projektcontrolling und Nachkalkulation
• Abstimmung mit Projektverantwortlichen, Kunden und Lieferanten

• Unterstützung bei interner Kommunikation, Marketingmaßnahmen und Pflege des Unternehmensauftritts
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Vertrags- und weiteren Unternehmensangelegenheiten
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensinformationen
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Arbeitsanweisungen und organisatorischen Standards

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Projektkoordination, Verwaltung oder einer vergleichbaren organisatorischen Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Offenheit für digitale Anwendungen und den Einsatz moderner Technologien, einschließlich KI

• Erfahrung in der direkten Unterstützung einer Geschäftsleitung
• Kenntnisse in einzelnen Bereichen wie Personalmanagement, Recruiting, Marketing oder Controlling
• Erfahrung in der Koordination von Projekten und der Optimierung interner Prozesse
• Erste Berührungspunkte mit Digitalisierung, Systemeinführungen oder der Erstellung von Konzepten und Arbeitsanweisungen
• Interesse daran, eigenständig Verantwortung zu übernehmen und neue Themen aktiv mitzugestalten

Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen bietet diese Position vor allem die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, eigene Ideen einzubringen und die Weiterentwicklung des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Zusätzlich spricht für diese Position:

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Einblick in wichtige Unternehmensbereiche
• Eigenständige Aufgaben mit Verantwortung und echtem Gestaltungsspielraum
• Vielseitige Tätigkeit zwischen Geschäftsleitungsassistenz, Projektkoordination und Unternehmensorganisation
• Aktive Mitgestaltung bei Prozessoptimierung, Digitalisierung und neuen Unternehmensprojekten
• Spannende Schwerpunkte in Recruiting, Employer Branding und Personalmanagement
• Begleitete Einarbeitung durch verschiedene Ansprechpartner mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege in einem familiengeführten Unternehmen
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

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Sarah Carl
SCHÜBER INGENIEURE GmbH
Gebäudetechnik
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